Hoe zet je een urenregistratie op die je het hele jaar volhoudt?

Bijna elke zzp-er begint het jaar met goede voornemens over de urenadministratie, en bijna elke zzp-er is die in maart weer kwijt. Het probleem is zelden luiheid, meestal een systeem dat te veel vraagt. Dit stappenplan zet in vijf stappen een urenregistratie op die licht genoeg is om vol te houden en streng genoeg om 1.225 uur mee aan te tonen.

Waarom de meeste urenregistraties in het voorjaar sneuvelen

Een urenregistratie die het niet redt, herken je aan drie eigenschappen. Hij vraagt te veel detail, hij staat op een plek waar je niet dagelijks komt, en hij geeft niets terug. Je vult wel in, maar je ziet nooit waar je staat, dus het invullen voelt als een verplichting zonder nut.

De omgekeerde volgorde werkt beter. Begin met de vraag die je aan het eind van het jaar beantwoord wilt hebben, namelijk of je aan 1.225 uur komt, en bouw daarnaartoe. Alles wat niet bijdraagt aan dat antwoord of aan je facturatie, laat je weg. De vijf stappen hieronder zijn in die volgorde geschreven.

Stap 1: bepaal wat je gaat tellen

Het urencriterium telt alle uren die je aan je onderneming besteedt, niet alleen de uren die je factureert. Voordat je een systeem kiest, leg je vast welke categorieen je gaat bijhouden. Vier tot zes zijn genoeg. Meer categorieen betekent meer twijfel per regel, en twijfel is de vijand van volhouden.

Een indeling die voor de meeste eenmanszaken werkt:

• Opdracht: het werk dat je bij een klant in rekening brengt, per klant of per project.
• Acquisitie: offertes, kennismakingen, netwerken, aanbestedingen bekijken.
• Administratie: facturen, bonnen, btw-aangifte, bank, verzekeringen.
• Eigen bedrijf: website, portfolio, gereedschap, voorwaarden, vakliteratuur.
• Reistijd: naar klanten, leveranciers en opdrachten.
• Scholing: cursussen en bijscholing die met je vak te maken hebben.

Zit je met twijfelgevallen, zoals een cursus die half hobby is of een borrel die half vriendschap is, dan is het de moeite waard om vooraf de grenzen te kennen. In de uitleg over welke uren meetellen voor het urencriterium staat waar die grens ligt. Beslis eenmalig, schrijf je keuze op en houd hem het hele jaar aan.

Stap 2: kies een plek en niet meer dan een

De grootste fout is versnippering: een paar uren in de agenda, een paar in een notitie-app, de rest in je hoofd. Aan het eind van het jaar zijn dat drie halve administraties in plaats van een hele. Kies dus een plek en gebruik alleen die.

De keuze hangt vooral af van hoe je werkt. Wie per dag met een handvol klanten schakelt, heeft baat bij iets wat snel opent. Wie in blokken van dagdelen werkt, kan met een simpel weekoverzicht toe. De verschillen tussen een spreadsheet, de urenmodule van je boekhoudpakket en een aparte teller staan uitgewerkt in de vergelijking van spreadsheet, boekhoudpakket of urenteller.

Wat je ook kiest, controleer deze drie dingen voordat je begint:

1. Kun je er binnen tien seconden een regel in kwijt, ook op je telefoon?
2. Zie je zonder rekenen je jaartotaal tot nu toe?
3. Kun je aan het eind van het jaar een overzicht per week of per maand exporteren of afdrukken?

Is het antwoord op een van de drie nee, dan gaat het systeem je in het najaar in de steek laten.

Stap 3: zet een vast wekelijks moment

Dagelijks turven is het beste, maar wekelijks bijwerken is wat de meeste mensen echt volhouden. Kies een vast moment, bijvoorbeeld vrijdagmiddag om vier uur, zet het als terugkerende afspraak in je agenda en behandel het als een afspraak met een klant.

Het moment zelf duurt ongeveer tien minuten. Je loopt je agenda van die week langs, je kijkt naar je verstuurde e-mails en je facturen, en je vult de uren aan die er nog niet in staan. Het gaat niet om precisie tot op de minuut; het gaat erom dat je week compleet is en dat je hem invult terwijl je hem nog weet.

Wat je op dat moment doet

• De uren van maandag tot en met vrijdag invullen of controleren.
• Weekenduren en avonduren toevoegen, want die vergeet je het snelst.
• Reistijd van die week erbij zetten, per rit of per dag.
• De cumulatieve stand aflezen en vergelijken met je weeknorm.
• Bij een lege week noteren waarom hij leeg was, bijvoorbeeld vakantie of ziekte.

Dat laatste kost tien seconden en is goud waard als er ooit vragen komen over een gat in het jaar.

Stap 4: reken met een weeknorm in plaats van met een jaartotaal

1.225 uur is een getal waar je in januari niets mee kunt. Een weeknorm wel. Deel het criterium door het aantal weken dat je echt werkt, dus na aftrek van je vakantie.

Werkweken per jaar	Benodigde uren per week	Waar dat op neerkomt
52 weken	ongeveer 24 uur	drie dagen van acht uur, zonder vakantie
48 weken	ongeveer 26 uur	vier weken vrij, ruim drie dagen per week
44 weken	ongeveer 28 uur	acht weken vrij of ziek, dicht tegen vier dagen aan
40 weken	ongeveer 31 uur	een lange zomerstop of een deeltijdjaar

Die norm is de maat waarmee je elke week meet. Haal je hem drie weken achter elkaar niet, dan weet je dat in mei al, en dan heb je nog een half jaar om bij te sturen. Ontdek je het in maart van het volgende jaar, dan is er niets meer te sturen.

Let op de vergissing die veel starters maken: het urencriterium wordt niet naar rato verlaagd als je halverwege het jaar begint. Ook wie in juli start, moet in dat kalenderjaar 1.225 uur maken. Alleen bij zwangerschap geldt onder voorwaarden een uitzondering. Start je laat, dan is je weeknorm dus fors hoger, en dat weet je maar beter meteen.

Stap 5: plan drie ijkmomenten in het jaar

Naast het wekelijkse moment zet je drie momenten in je agenda waarop je verder kijkt dan de week. Ze duren een kwartier en voorkomen de meeste ellende.

1. Eind april. Je hebt vier maanden achter je. Ligt je stand rond een derde van 1.225 uur, dus ergens boven de vierhonderd? Zo niet, verhoog je weeknorm nu, terwijl dat nog kan.
2. Begin september. Het zomergat is zichtbaar. Reken uit hoeveel uur je per resterende week nodig hebt en kijk of dat realistisch is naast je opdrachten.
3. Half november. Laatste kans om bij te sturen. Ontbreken er nog uren, plan dan concreet werk in, of loop na of je indirecte uren wel compleet zijn geboekt.

In december doe je de eindcontrole. Die is uitgeschreven in de checklist voor je urenadministratie voor de aangifte, zodat je het jaar sluit zonder gaten en zonder reconstructies.

Wat je doet als je een week hebt gemist

Een gemiste week is geen ramp, een gemiste maand wel. Vul een gemiste week zo snel mogelijk aan met wat je nog kunt terugvinden: je agenda, je verstuurde e-mails, je facturen, je bankafschriften en je ritten. Noteer erbij dat je die week achteraf hebt aangevuld. Dat is eerlijker en geloofwaardiger dan een reeks ronde getallen die er te mooi uitziet.

Wat je nooit doet, is een heel kwartaal achteraf vullen met hetzelfde weekgemiddelde. Zulke administraties vallen op, omdat ze te regelmatig zijn om echt te zijn. Bewaar wat je wel hebt en wees er open over. De bewaarplicht voor je administratie is zeven jaar, dus de urenstaat gaat net zo lang mee als je facturen.

Conclusie: laat de teller het werk doen

De vijf stappen komen neer op een keuze vooraf, een plek, een vast moment, een weeknorm en drie ijkmomenten. Het enige onderdeel dat je niet zelf hoeft te doen, is het rekenwerk. Precies daarvoor is de urenteller van Urencriteriumcheck gemaakt: je turft per week, de cumulatieve stand loopt tegen de 1.225 uur mee en je ziet meteen of je voor of achter ligt op je eigen norm.

Wil je overleggen hoe je stappenplan er in jouw situatie uitziet, bijvoorbeeld als je laat in het jaar bent gestart of naast je onderneming in loondienst werkt, gebruik dan het contactformulier. Meer over de achtergrond van deze site en de keuzes erachter lees je op de auteurspagina.