Loont het bijhouden van je uren nog nu de zelfstandigenaftrek verder wordt afgebouwd?

De zelfstandigenaftrek wordt sinds 2020 stapsgewijs afgebouwd tot 900 euro in 2027, en de mkb-winstvrijstelling is de afgelopen jaren ook verlaagd. Dan is de vraag terecht: is het nog de moeite waard om elke week je uren te turven? Hieronder staat wat het bijhouden kost in tijd en in geld, wat er tegenover staat, en op welk punt de rekensom kantelt.

Wat het bijhouden je kost in tijd

Begin bij de kostenkant, want die is het makkelijkst te schatten. Uren bijhouden bestaat uit drie soorten werk: het inrichten aan het begin van het jaar, het wekelijkse turven, en de eindcontrole in december.

Het inrichten doe je één keer. Categorieen kiezen, een weeknorm bepalen en een vast moment in je agenda zetten kost een uurtje, en in de jaren daarna nog minder omdat je alleen hoeft over te nemen wat werkte.

Het wekelijkse turven is de echte post. Wie het per week bijwerkt is er een kwartier mee bezig; wie het dagelijks doet komt op minuten per dag uit. Over een jaar met een stuk of vijftig werkweken praat je dus over een handvol uren, niet over dagen.

De eindcontrole in december kost een uur tot twee uur: totalen nalopen, gaten verklaren, de aansluiting met je facturen en je agenda controleren en het overzicht opslaan bij je administratie. Bij elkaar is uren bijhouden daarmee een van de goedkoopste administratieve verplichtingen die je hebt, mits je het tijdens het jaar doet.

De variant die wel duur is, is de reconstructie achteraf. Een jaar terugzoeken in agenda's, mailboxen, facturen en bankafschriften kost al snel een hele werkdag, en het resultaat is zwakker dan een urenstaat die je gewoon hebt bijgehouden. In het geschetste jaar van een zzp-er met een deeltijdbaan is te zien hoe dat verschil in de loop van het jaar ontstaat.

Wat het kost in geld

Geld is de kleinste post. Een spreadsheet kost niets. Zit er een urenmodule in je boekhoudpakket, dan betaal je die al. Een losse teller is een klein abonnement naast wat je al hebt.

Pakket van Urencriteriumcheck	Per maand	Per jaar
Turf	9 euro	108 euro
Weekstaat	19 euro	228 euro
Jaarrond	39 euro	468 euro

Deze bedragen zijn zakelijke kosten. Ze zijn aftrekbaar van je winst en de btw erop is voorbelasting, tenzij je de kleineondernemersregeling toepast; daarbij geldt een omzetgrens van 20.000 euro per kalenderjaar en breng je zelf geen btw in rekening en trek je ook geen voorbelasting af. Wat het abonnement je netto kost, ligt dus lager dan het bedrag op de factuur.

Wat er tegenover staat

De opbrengst hangt aan één voorwaarde: 1.225 uur per kalenderjaar besteed aan je onderneming. Haal je die, dan komen de zelfstandigenaftrek en, in maximaal drie van je eerste vijf jaar, de startersaftrek in beeld. Werkt je partner mee in de zaak, dan speelt ook de meewerkaftrek. Haal je het criterium niet, dan valt dat hele blok weg.

Het is belangrijk om te snappen wat een aftrekpost is. De zelfstandigenaftrek is geen bedrag dat je terugkrijgt, maar een bedrag dat van je winst af gaat voordat er belasting over wordt berekend. Wat je er netto aan overhoudt, hangt af van het tarief waarin je valt en van de andere posten in je aangifte. Je boekhouder kan dat voor jouw situatie uitrekenen; een algemeen getal bestaat niet.

Waarom de afbouw de vraag niet beantwoordt

De afbouw naar 900 euro in 2027 maakt het bedrag kleiner, maar hij verandert niets aan de verhouding tussen kosten en opbrengst. Een paar uur werk per jaar en een klein abonnement afzetten tegen een aftrekpost die er wel of niet komt, is nog steeds een scheve vergelijking, ook bij een lager bedrag.

Wat de afbouw wel doet, is de marge voor slordigheid kleiner maken. Vroeger kon een gemiste categorie uren nog wegvallen tegen een royale aftrek; nu voel je elke misgelopen post directer. Dat is een argument om beter te turven, niet om te stoppen.

De rekensom die je zelf kunt maken

Zet drie dingen naast elkaar en je hebt je antwoord:

1. Je kosten. De uren die het bijhouden je kost, tegen je eigen uurtarief, plus het abonnement dat je kiest.
2. De kans dat je zonder registratie in de problemen komt. Zit je ruim boven 1.225 uur, dan is die kans klein. Zit je eromheen, dan is hij groot.
3. Wat je misloopt als het misgaat. Niet alleen de zelfstandigenaftrek van dat jaar, maar ook de startersaftrek die je in dat jaar had willen gebruiken.

Dat laatste punt wordt vaak vergeten. De startersaftrek kun je in maximaal drie van je eerste vijf jaar toepassen. Een jaar waarin je het urencriterium net niet haalt, kost je dus niet alleen dat jaar, maar ook een van je drie kansen.

Wanneer het bijhouden niet loont

Er zijn situaties waarin de rekensom anders uitvalt, en het is eerlijker om die te benoemen.

• Je onderneemt fulltime en zit ruim boven de 1.225 uur, met een agenda en facturen die dat zichtbaar maken. Dan is een lichte registratie genoeg en heb je geen teller met waarschuwingen nodig.
• Je onderneming is een kleine nevenactiviteit waarvan je zeker weet dat je nooit in de buurt van 1.225 uur komt. Dan mik je niet op de zelfstandigenaftrek en registreer je alleen wat je voor je facturatie nodig hebt.
• Je houdt je uren al foutloos bij in een systeem dat je toch gebruikt. Dan verandert een extra abonnement niets aan je uitkomst.

In alle andere gevallen, en zeker als je jaartotaal in de buurt van het criterium uitkomt, is het bijhouden een van de goedkoopste vormen van zekerheid in je administratie. Welke uren daarbij precies meetellen, staat in de uitleg over welke uren wel en niet meetellen voor de 1.225 uur.

De waarde die niet in de aftrek zit

Een urenadministratie levert meer op dan alleen de toegang tot een aftrekpost, en dat deel van de opbrengst verdwijnt niet met de afbouw.

Zicht op je eigen tarief

Zodra je alle uren bijhoudt, dus ook acquisitie, administratie en reistijd, zie je hoeveel uur er echt in een opdracht zit. Bij vaste prijzen is dat vaak een confronterend en nuttig inzicht: je uurtarief op papier en je uurtarief in werkelijkheid blijken twee verschillende getallen.

Onderbouwing van je ondernemerschap

De Belastingdienst handhaaft sinds 1 januari 2025 weer volledig op schijnzelfstandigheid. Bij de beoordeling van een arbeidsrelatie wordt onder meer gekeken naar de aard en duur van het werk, inbedding in de organisatie, ondernemersrisico en of iemand zich in het economisch verkeer als ondernemer gedraagt; die gezichtspunten gaf de Hoge Raad in het Deliveroo-arrest van 24 maart 2023. Een administratie die laat zien dat je voor meerdere opdrachtgevers werkt en tijd in acquisitie en je eigen bedrijf steekt, is daarbij nuttig materiaal.

Rust in het voorjaar

De minst tastbare opbrengst is ook de meest gevoelde: geen aangifteperiode waarin je moet gokken. Je urenstaat hoort bij je bedrijfsadministratie en valt onder de bewaarplicht van zeven jaar, dus hij ligt er niet alleen voor de aangifte van dit jaar.

Kiezen zonder te veel te betalen

Begin klein. Het lichtste pakket is genoeg zolang je alleen wilt turven en je stand wilt zien; zwaardere pakketten zijn bedoeld voor wie met een meewerkende partner rekent of per project wil uitsplitsen. Welke drager daarbij past, een spreadsheet, je boekhoudpakket of een aparte teller, staat afgewogen in de vergelijking van spreadsheet, boekhoudpakket en urenteller.

Conclusie: kleine kosten, een grote drempel

De zelfstandigenaftrek wordt kleiner, maar de drempel eronder blijft even hard: 1.225 uur, of niets. Zolang dat zo is, is het bijhouden van je uren een kleine, aftrekbare kostenpost tegenover een aftrekpost die je anders volledig misloopt. De urenteller van Urencriteriumcheck is precies daarop gericht: turven per week, een stand die met de resterende weken meerekent en een export die je zeven jaar kunt bewaren.

Wil je weten welk pakket bij jouw jaar past, of wil je eerst laten meekijken of registreren in jouw situatie wel zin heeft, stel je vraag dan via het contactformulier. Achtergrond bij deze site en de manier waarop de artikelen tot stand komen, staat op de auteurspagina.