Tellen de uren die je nooit factureert ook mee voor het urencriterium?

Het korte antwoord is ja: de uren die niemand betaalt tellen gewoon mee voor het urencriterium. Toch verdwijnen ze in de praktijk massaal uit urenstaten, en dat is zelden onwil. Het komt doordat vrijwel elke administratie is gebouwd rond de factuur, en wat niet op een factuur belandt, laat nergens een spoor na.

Wat het criterium telt, en wat de factuur telt

Het urencriterium kijkt naar 1.225 uur per kalenderjaar besteed aan je onderneming. Dat is een ruimere maat dan wat je klanten betalen. Je facturatie kijkt naar iets anders: naar de uren die je bij iemand in rekening kunt brengen. Die twee maten lopen bij een gemiddelde eenmanszaak flink uiteen.

Alles wat je doet om je onderneming draaiende te houden telt mee. Offertes schrijven die je niet wint, je boekhouding bijwerken, naar een klant rijden, je website onderhouden, je verzekeringen doorlopen, een cursus volgen in je vak. Geen van die uren staat op een factuur, en alle zes tellen ze.

Waar het misverstand vandaan komt

De factuur is het geheugen van de meeste ondernemers

Wie aan het eind van het jaar zijn uren reconstrueert, begint bijna altijd bij zijn facturen. Dat is logisch, want de facturen liggen er, ze zijn compleet en ze zijn per klant geordend. Het probleem is dat je zo alleen de uren terugvindt die je hebt verkocht. De rest van je werkweek heeft geen document achtergelaten en verdwijnt in stilte uit het totaal.

Het woord declarabel doet de rest

In de taal van adviesbureaus en detacheerders is een uur pas een uur als het declarabel is. Die taal is bij veel zelfstandigen blijven hangen, ook bij wie nooit in zo'n omgeving heeft gewerkt. Wie in die woorden denkt, gaat vanzelf zijn niet-declarabele werk zien als overhead die niet meetelt. Fiscaal klopt dat niet.

De software duwt dezelfde kant op

Urenmodules in boekhoudpakketten vragen bij elke regel om een klant en een project, want daarna moet er een factuurregel uit rollen. Voor het uur dat je aan je eigen offertes besteedt is er geen klant. Wie geen interne categorie aanmaakt, kan zo'n uur letterlijk niet kwijt in zijn eigen systeem.

De uren die het vaakst verdwijnen

• Acquisitie. Kennismakingsgesprekken, offertes, aanbestedingen bekijken, netwerkbijeenkomsten met een zakelijk doel.
• Administratie. Facturen maken, bonnen verwerken, btw-aangifte, de bank bijwerken, achter openstaande betalingen aan.
• Reistijd. Rijden of reizen naar klanten, leveranciers en opdrachten, inclusief de terugweg.
• Eigen bedrijf. Website, portfolio, offertesjablonen, algemene voorwaarden, verzekeringen, gereedschap en materiaal regelen.
• Scholing. Cursussen en vakliteratuur die met je werk te maken hebben.
• Voorbereiding en nawerk. De uren voor en na een opdracht die niet in de afgesproken prijs zaten.

Vooral die laatste categorie is verraderlijk bij vaste prijzen. Spreek je een bedrag per klus af, dan is er geen enkel moment waarop iemand je vraagt hoeveel uur je erin hebt gestoken. Zonder eigen registratie weet je het zelf ook niet meer.

Hoeveel dit in een jaar scheelt

Reken het eens door voor je eigen week, zonder aan te nemen dat het weinig is. Neem een ondernemer die achtenveertig weken werkt en per week twee uur aan administratie besteedt, twee uur aan acquisitie en anderhalf uur onderweg is. Dat zijn vijfeneenhalf uur per week, oftewel ongeveer 264 uur in dat jaar.

Dat is een geschetst voorbeeld en geen norm, maar de orde van grootte klopt voor veel eenmanszaken. Wie deze uren weglaat, mist dus een aanzienlijk deel van het criterium en kan op een jaartotaal uitkomen dat ver onder de 1.225 uur ligt terwijl er in werkelijkheid ruim overheen is gewerkt. Hoe zo'n gat gedurende het jaar ontstaat, is te volgen in het geschetste jaar waarin de uren pas laat gaan knellen.

Meetellen is één ding, aannemelijk maken is het tweede

Dat deze uren meetellen, betekent niet dat je ze mag schatten. Als de Belastingdienst je urenstaat opvraagt, moet je aannemelijk maken dat je het werk echt hebt gedaan. Bij factureerbare uren is dat eenvoudig, want de factuur is het bewijs. Bij indirecte uren moet de registratie zelf het werk doen.

Vier eigenschappen maken zulke uren geloofwaardig:

1. Je hebt ze vastgelegd toen ze gebeurden, dus per dag of per week, niet in één keer achteraf.
2. Ze zijn concreet omschreven. Niet "administratie", maar "btw-aangifte derde kwartaal" of "offerte verbouwing Rotterdam".
3. Ze zijn variabel. Echte weken verschillen van elkaar. Twee uur administratie in elke week van het jaar ziet er berekend uit, want zo werkt niemand.
4. Ze sluiten aan op de rest. Een offerte-uur hoort bij een offerte in je map, reistijd bij een adres in je agenda, een cursusdag bij een factuur van de opleider.

Die aansluiting is de kern van een urenadministratie die standhoudt. Wat er verder van je registratie wordt verwacht, staat uitgewerkt in de uitleg over wat de Belastingdienst van je urenadministratie verwacht.

Wat je per regel noteert

Houd het licht, anders houd je het niet vol. Datum, aantal uren, categorie en een korte omschrijving van een paar woorden is genoeg. Bij reistijd noteer je waarheen en waarvoor. Rijd je in een auto van de zaak en wil je onder de bijtelling van 22 procent van de cataloguswaarde uit blijven, dan heb je bovendien een sluitende rittenregistratie nodig met datum, kilometerstanden, adressen en het karakter van de rit; dat staat los van je urenstaat, maar de twee horen wel bij elkaar te passen.

Waar de grens ligt tussen onderneming en prive

Een uur telt mee als het aan je onderneming is besteed. Dat is een echte grens, en hij vraagt af en toe een eerlijke afweging.

Vakliteratuur lezen over je vak is ondernemingstijd. Een algemene managementpodcast in de auto tijdens een priverit is dat niet. Een netwerkborrel waar je opdrachten zoekt telt mee; een verjaardag waar je toevallig ook over werk praat niet. Een cursus die je vak raakt telt mee, een hobbycursus niet.

Bij gemengde situaties splits je eerlijk en noteer je waarom. Een dag met vier uur werk en vier uur prive schrijf je als vier uur. Wie alles meetelt wat er in de buurt van werk komt, ondermijnt de geloofwaardigheid van zijn hele staat, en dat kost meer dan die paar uur opleveren.

Waarom deze uren ook los van het criterium waarde hebben

Zodra je alles bijhoudt, gebeurt er iets nuttigs: je ziet wat je werk werkelijk kost. Een opdracht van tien betaalde uren waar drie uur offertewerk, twee uur reistijd en een uur nawerk aan vastzit is geen opdracht van tien uur. Bij vaste prijzen verklaart dat vaak waarom een goed gevuld jaar toch krap voelt.

Daarnaast laat een complete staat zien dat je als ondernemer opereert. Uren in acquisitie, in je eigen bedrijf en in scholing horen bij ondernemersrisico en bij het gedrag van iemand die zich in het economisch verkeer als ondernemer opstelt. Dat is precies het soort onderbouwing dat van pas komt sinds de Belastingdienst per 1 januari 2025 weer volledig handhaaft op schijnzelfstandigheid.

Zo zorg je dat ze niet meer verdwijnen

Drie ingrepen zijn genoeg. Maak vaste categorieen aan voor werk zonder klant, zodat er altijd een plek is om een uur te laten landen. Sluit je week op een vast moment af en loop dan expliciet langs die categorieen, want ze zitten niet in je facturen. En controleer bij de jaarafsluiting of er weken zijn met alleen klantwerk, want die bestaan niet: administratie en acquisitie gaan altijd door. Welke andere valkuilen er in een urenstaat zitten, staat in het overzicht van de fouten die je de zelfstandigenaftrek kunnen kosten.

Conclusie: tel het hele bedrijf, niet alleen de facturen

De uren die niemand betaalt zijn geen bijzaak van je onderneming, ze zijn een groot deel ervan, en fiscaal tellen ze net zo hard als de uren die je verkoopt. Het enige wat ze mist, is een vanzelfsprekende plek om te landen. Die plek biedt de urenteller van Urencriteriumcheck: vaste categorieen voor acquisitie, administratie, reistijd en scholing, een weekafsluiting die je eraan herinnert en een stand die alles meetelt richting de 1.225 uur.

Twijfel je over een categorie in jouw vak of over de grens tussen zakelijk en prive in jouw situatie, leg die dan voor via het contactformulier. Wie deze site schrijft en welke uitgangspunten daarbij gelden, lees je op de auteurspagina.